La Secretaría Técnica es el organismo fundamental del evento. En ella se centraliza la organización del acto, convirtiéndose en el organismo que se ocupa de las gestiones necesarias para contribuir a la consecución de objetivos que garanticen el éxito del encuentro.
La Secretaría Técnica -eje sobre el que gira toda la gestión del evento- participa desde el inicio del proyecto, asumiendo funciones de planificación y ejecución, así como tomando parte activa en el post-evento.
La Secretaría Técnica & Científica es sin duda el cerebro de la organización de determinados formatos de eventos. Las infinitas labores de toda Secretaría que se precie abarcan desde (coge aire…) la valoración de viabilidad del encuentro, asesoramiento y estudio económico hasta promoción, administración, información y venta del evento, pasando por diseños de logotipos, creación de materiales de Marketing, soporte a ponentes, control de gastos e ingresos, gestión de agenda e inscripciones, elaboración del cronograma científico, tratamiento VIP, coordinación de personal de apoyo, soluciones logísticas o diseño de actos sociales , sin olvidarnos de convocatoria de prensa, actividades lúdicas extra, supervisión in situ o análisis post evento. Dejo de enunciar sus tareas, que me quedo sin aire.
Al margen de la tipología de evento (por ejemplo: congreso, simposio, presentación de producto, jornada de puertas abiertas o convención) es necesario entonces desarrollar un plan de acción estratégico desde la Secretaría que garantice el desarrollo del acto. La consecución de todas las tareas citadas (y más) con éxito garantizará un ahorro considerable en tiempo y costes, otorgando además un plus de profesionalidad.
Además, hoy en día, es imprescindible incluir, en mayor o menor medida, las nuevas tecnologías (organizador, ¡familiarízate con ellas!) que tanto facilitan no sólo la labor de organización en sí misma, sino también la difusión del mensaje y el mejor recuerdo de éste. Incluimos aquí desde lo más basic: página Web, apps, acreditaciones y streaming; hasta lo más advanced: proyecciones holográficas, suelos interactivos o mesas táctiles.
Y por último, y no por ello menos importante (sino, quizá aún más relevante) pon en marcha la creatividad: genera nuevas ideas que produzcan soluciones originales. ¡Oh!, la creatividad, tan intangible y, en ocasiones, tan infravalorada. No queremos eventos recurrentes donde los asistentes actúen como soldados en un desfile del orgullo nacional, guiados por la rutina y con la mente muy lejos de su presencia física.
Haz que cada evento cuente…
ATTENTIVE Comunicación y Eventos
“Organizar los cursos y seminarios de Formación Continuada para dentistas en 3M con Attentive es garantía de éxito, profesionalidad y buen hacer. Nuestra imagen de marca mejora notablemente cuando una empresa como ésta está detrás de la organización del evento. Cuidan los más mínimos detalles, ofreciendo un trato exquisito a nuestros clientes. Sin duda, son parte clave del éxito.” – Dra. Elena Cabrera. Professional Services Productos Dentales, 3M ESPE Iberia».