Reuniones, reuniones, reuniones… Las reuniones propiamente dichas tienen lugar en las corporaciones un día sí y otro día también. No siempre son sencillas, sino que las hay con un elevado contenido estratégico, y es especialmente ahí donde tenemos que poner a funcionar al 100% todos nuestros conocimientos de Meeting desing que nos acerquen más a la consecución del ansiado ROI mediante el diseño de reuniones productivas.
Por un lado, parece obvio afirmar que la clave del éxito es la consecución del objetivo por el cual han sido concertadas. Y sí, lo es, pero merece la pena recordar lo evidente para que nosotros, los event planners, propongamos ideas rompedoras y pequeños detalles sin alejarnos de las metas perseguidas y de la creación de valor. Aunque no sólo nosotros debemos entonar el mea culpa: en el lado opuesto, algunos CEOs, ejecutivos y responsables de Marketing se niegan a hacer cambios en los formatos preestablecidos que según su percepción siempre han funcionado, son seguros y eficaces.En realidad, la experiencia nos dice que los formatos tradicionales deben ser desterrados paulatinamente y dar paso a las novedades con reuniones más dinámicas, que conduzcan al cumplimiento de objetivos, reforzando el aprendizaje del público y fomentando más y más el networking. Básicamente, es vital adaptarse a las nuevas demandas de las exigentes audiencias.
Por citar algún ejemplo, existen herramientas de diseño que tienen que implantarse sí o sí: las soluciones relacionadas con nuevas tecnologías mejoran notablemente el impacto de los eventos –los asistentes siempre se muestran dispuestos a su uso-. Es vital fomentar la participación, la discusión y el networking– que éste no se limite únicamente al break -. La elección del venue y la disposición del espacio debe estar acorde con el formato del evento, no sirve cualquier lugar: no es lo mismo presentar un producto que ofrecer conferencia formativa. Los speakers deben aplicar sí o sí los métodos para captar la atención del público – más storytelling y menos bla bla bla– y dedicar un buen tiempo al turno de preguntas y la discusión. El público debe “digerir” la información y no “atragantarse”.
Eso sí, todos los cambios deben ser implantados gradualmente para vencer esas resistencias. Cada reunión es diferente y no todas las soluciones son óptimas para cada acto. Nuestro reto como event planners consiste en acabar paulatinamente con el conservadurismo e inercia en diseño de eventos, dotando de contenido y forma a cada acto, siguiendo el camino que nos lleva a la consecución de los objetivos y a la creación de valor a la vez. ¡Reuniones productivas ya! ¿O acaso quieres que tu audiencia opte por distraerse con su Smartphone si no es para twittear what’s going on con el #hashtag del evento para así ser trendig topic…?
“La innovación distingue a los líderes de los seguidores.” – Steve Jobs
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