Las «post» tareas de un organizador de eventos van más allá.
Tras meses de intenso trabajo y concienzudas preparaciones, el evento ha terminado. Hasta el último asistente ha abandonado y entonces recoges tus cosas y ¿“The End”? ¡Incorrecto! Las post tareas encomendadas a organizador de eventos que se precie van más allá, ¡sí! Es momento de evaluar el trabajo, medir el retorno de la inversión y seguir “entusiasmando” audiencias de cara a la siguiente edición.
¿A qué tareas invisibles se enfrenta un organizador de eventos? ¿Y eso de que no habrá paz para los event planners? ¿Qué?, ¿cómo?, ¿por qué?
Envío de agradecimientos
Agradece al cliente, por supuesto, pero también a todos aquellas personas que de alguna manera se han visto involucradas y han participado en el encuentro. ¿Te has parado a pensar cuántos profesionales finalmente participan en las tareas de diseño, planificación o producción de un evento exitoso? Todos merecen un reconocimiento.
Pregunta al equipo y colaboradores
Los participantes en la organización conocen mejor que nadie qué se puede mejorar, qué acciones es necesario seguir llevando a cabo o qué errores se cometieron. ¿Se cumplieron los objetivos fijados? Aprendamos de los errores de cara a próximos eventos.
Conseguir Feedback
El cliente, ¿está contento con cómo ha salido todo? Es más, ¿qué piensan los asistentes sobre el encuentro? ¿Qué no les ha gustado? Escúchales e implementa las mejoras en próximas ediciones. Rastrea las redes sociales o envía encuestas, pregunta directamente o analiza sus emociones.
Redes sociales y página Web
¡Actualizadas! Determinados encuentros “exigen” difusión antes del evento y durante éste también, pero no olvidemos que el buzz es también de vital importancia tras eventos que ya habían generado ruido antes y durante. Y, por favor, comparte contenido de calidad y asegúrate de su fiabilidad, fuente, etc.
Money, money, money
El objetivo del evento es comunicar pero como en cualquier otro sector, “hacer números” nos dará una idea de cómo ser más eficientes de cara próximas ocasiones, poniendo especial atención en costes inesperados, inversiones que no dieron sus frutos o gastos que resultaron ser innecesarios.
¿Descanso? No, ¡entrenamiento continuo!
El éxito de determinados formatos de eventos no es eterno. De hecho parte del trabajo de los event planners consiste en actualizarse constantemente, seguir buscando ideas novedosas a implementar y tecnologías innovadoras y diseñar otras formas sorprendentes de comunicar.
Podríamos continuar, pero no pretendemos abrumarte, sino darte una idea de que esta preciosa profesión no es tan «simple» como podría parecer a priori . Y no, no habrá paz para los event planners.
«A veces, cuando innovas, cometes errores. Es mejor admitirlos rápidamente y seguir mejorando tus otras innovaciones.» -Steve Jobs