¿A quién le gusta gestionar los grandes presupuestos en eventos? Se dice que es una de las tareas más necesitadas, más arduas y más detestadas, especialmente para los creativos Event Managers; aversión que se acentúa incluso más cuando se trata de grandes y complejos eventos.
Aunque probablemente mientras lees este post estés «haciendo números», inmerso en la creación y definición de un presupuesto de un evento previsto para los próximos meses o años, te recomendamos que te tomes tan sólo un respiro de un minuto y pongas atención a los siguientes consejos para convertirte en un ninja en creación de presupuestos en eventos y sacar así el mayor partido de éstos.
- Comienza a trabajar el presupuesto cuanto antes.
Adelantemos trabajo determinando si el evento es factible basándonos en primer lugar en experiencias pasadas. Construyamos una base, una referencia, recurriendo al histórico y adaptándolo a la nueva situación para definir esa primera cifra aproximada.
- Estructúralo en distintas partidas.
No sólo resulta más sencillo para ti y tu equipo, sino que también el propio cliente te agradecerá esa estructura detallada mostrando el reparto de su ajustado budget; la claridad y transparencia son primordiales. Ordena las partidas según importancia, para así determinar más rápidamente qué se podría “exprimir” en caso necesario.
- Actualiza el presupuesto de manera frecuente.
En ocasiones, los eventos se comienzan a planear varios meses antes de que tengan lugar. Cada día, durante el proceso de organización, pueden aparecer distintas vicisitudes que incrementen o reduzcan las diferentes partidas. Actualiza tan pronto como tengas constancia de los cambios; a medida que pasan los días podría caer en el olvido.
- Obtén cotizaciones de más de un proveedor.
Esto es un básico, pero sí, compara, compara y compara. Toda propuesta tendrá que ser siempre susceptible de cambios. También negocia siempre –por volumen, por pronto pago (o por guap@) – no sólo es tu deber como Event Manager, sino que todas las partes deben sentir que la cantidad es la apropiada.
- No obvies lo inesperado.
Ay, lo inesperado… No sólo lo mencionamos porque Murphy exista, sino también porque inmersos en el proceso de diseño y creación de ideas, siempre surge ese algo que no obviar, sin contar el típico “ya que nos ponemos…”. Dependiendo de la naturaleza del evento, cuenta siempre con un margen de entre un optimista 5% y hasta un 25%.
- Busca fuentes de ingresos adicionales.
Conseguir extra money siempre nos vendrá estupendamente, aunque la tarea resulte complicada en ocasiones. No sólo nos referimos a patrocinios, sino también a colaboraciones con otros organizadores o partners con los que puedas repartir gastos porque estén, por ejemplo, organizando simultáneamente otras acciones. ¡Vamos, que el sharing está de moda!
Esperamos que estos tips os ayuden de alguna manera. ¡Ánimo con la confección del presupuesto en eventos! Pide a tus compañeros que revisen los cálculos contigo y sobre todo no olvides comprobar los sumatorios más de una vez antes de compartir el documento final con el cliente,
P.D. ¡Ah!, como agencia de eventos que se precie, recuerda incluir por separado las partidas de creatividad y diseño así como los costes de gestión, organización y el resto de honorarios.
* Puedes descargarte aquí un ejemplo de modelo presupuesto que hemos creado desde AEVEA (Agencias de Eventos Españolas Asociadas) y que incluye los conceptos de creatividad y diseño, proveedores y compras gestionadas, costes de gestión y organización, y honorarios. Y es que desde la Asociación de Agencias consideramos de vital importancia la idea de proponer un formato común en el mercado de eventos para que en los ‘concursos’ nuestros clientes puedan comparar los proyectos considerando los mismos conceptos.
ATTENTIVE Comunicación y Eventos
«El dinero es una herramienta. Te llevará a donde desees, pero no te reemplazará como conductor.» -Ayn Rand.
«El dinero no puede comprar la felicidad, pero seguro que te conseguirá una mejor clase de recuerdos.» -Ronald Reagan
«No todo lo que se puede contar cuenta y no todo lo que cuenta se puede contar.» -Albert Einstein.