La elección del venue es una de las decisiones más estratégicas, delicadas y determinantes a la hora de organizar un evento. Por ello, los responsables de espacios son cada vez más conscientes de la importancia de diferenciarse de la ardua competencia. Se apuesta por decoraciones asombrosas, soluciones tecnológicas y digitales y también a otros formatos que no requieren de tanto soporte técnico.
La correcta elección del espacio es vital para el éxito del evento. Las opciones son infinitas; no obstante, no hay espacios ni mejores ni peores. Hoteles, recintos feriales, centro de convenciones, palacios de congresos, fincas, la calle…Lo importante es que se adapten a los objetivos del encuentro y a su hilo argumental, así como a sus necesidades particulares y a su presupuesto. En este sentido, no debemos precipitarnos ni eclipsarnos por gustos personales; no siempre las características, el estilo, la estética, la accesibilidad o la capacidad del venue encajan con los objetivos principales del evento.
Como sabéis, la formación y el networking son las principales razones por las que se asiste a un evento, por tanto, los diferentes agentes que intervienen en la organización deberán involucrarse para proporcionar suficientes opciones que promuevan dicho objetivos. Existen por tanto multitud de factores a valorar en la toma de decisión entre las distintas tipologías de espacios para eventos, pero si quieres que el espacio aporte valor al evento, tenemos que ir más allá de los básicos: aforo y presupuesto.
A continuación citamos algunas ideas y ejemplos que hemos considerado a la hora de sugerir al cliente centros de reuniones más “conscientes” y eficientes:
Singularidad
Garajes, cuevas, hangares, parkings, cárceles, viejas fábricas, etc. Prácticamente sólo por tal naturaleza, estos espacios invitan a interactuar y contribuirán a que el encuentro sea memorable. Cierto es que cae la demanda de ballrooms y aumenta la de espacios más “raros”, más industriales, más trendy, más polivalentes, sin duda novedosos, con personal cuyas funciones vayan más allá de lo puramente comercial, más involucrado y con expertise en esta compleja industria, cosa que se agradece. Y es que cada vez es más habitual el uso de lugares poco comunes con el fin de crear más expectación y consecuentemente mayor repercusión de un evento. Si bien es cierto que estos lugares requieren de un presupuesto más holgado que los considerados convencionales, hay que entender que serán de gran utilidad en la generación de interés, incluso publicidad gratuita, que contribuirá a aumentar al máximo la asistencia a un evento corporativo.
Decoración cool
En cuanto a estilismo se refiere, habría mucho que decir, pues casi todo vale a la hora de llamar la atención; que si todo muy urderground, que si decoración moderna y antigua perfectamente ensamblada, que si elementos que llaman a la inspiración.
En definitiva, espacios que invitan a interactuar y jugar o que a veces ¡ni sabes lo que son!
En la imagen podéis ver una de las estancias del maravilloso Fabrik 23 de Berlín, que tuvimos la ocasión de visitar y que figura en las primeras posiciones del ranking de mejores espacios para eventos a nivel mundial.
Punto de tabletas ¡y wifi!
Es muy interesante crear un espacio tipo chill out donde los asistentes puedan usar tablets para interactuar, obtener información en general, dejar comentarios sobre el evento, participar en chats, etc.
Colocar unas pantallas gigantes en las zonas de descanso, inteligentemente repartidas por el venue, son otra solución que facilitará que los asistentes accedan a contenidos, jueguen a un videojuego, vean la televisión o simplemente se relajen (sin dejar de recibir impactos).
También nos encanta crear rincones de vídeo que permiten a los asistentes entrevistarse entre sí o simplemente mostrar sus observaciones, hacer comentarios y expresar lo que esperan del evento, del nuevo producto o de la marca en general.
Rincones atecnológicos
No todo es tecnología. ¿Por qué no complementarnos con lo más tech y hacer uso de la creatividad para fomentar la interacción? Crear una zona de descanso con juegos de mesa, mesas de World Café, mesas repletas de unas cuentas piezas de Lego, ensaladeras para dejar el móvil antes de acceder a la sala…
Sin duda estos simples actos contribuyen a la interacción, resaltan la creatividad, contribuyen a crear un entorno de aprendizaje disruptivo y ayudan a conseguir el ansiado efecto Wow.
Interactividad sí, pero no olvidemos estos 3 básicos:
- La ubicación. Pónselo fácil y escoge un lugar bien conectado (o pon los medios) y con significado conceptual para el evento.
- El aforo. Descarta grandes espacios para grupos reducido de invitados y evitemos la temida percepción de vacío.
- ¿Outdoor? Aunque la prioridad sea disfrutar al aire libre, cuenta con una alternativa a cubierto..
¡Tampoco olvidemos los extras! A valorar servicios adicionales: ¿Parking? ¿Exclusividad? ¿Catering propio? ¿Multifuncionalidad? ¿Posibilidad de personalización? ¿Carga y descarga? ¿Personal de apoyo competente? ¿Flexibilidad?
Cierto es por tanto que los espacios de reuniones que buscamos, además de proporcionar la logística básica necesaria para llevar a cabo la reunión con garantías, deben reconvertirse también en lugares inspiradores que fomenten el aprendizaje y contribuyan a generar experiencias positivas. Y es que los asistentes no solo esperan charlas interesantes y de formación sino también oportunidades para hacer crecer su red profesional y relacionarse con otras personas con responsabilidades y retos similares.
¿Qué factores tienen más peso? ¿El precio? Si es relevante el espacio para afianzar el mensaje del evento, será conveniente centrar los esfuerzos sobre un espacio que sí aporte valor conceptual. La elección del espacio está por tanto muy relacionada con las expectativas del cliente, qué mensaje se va a transmitir con su evento y a quién va dirigido. La personalidad del espacio tendrá que estar en línea con los objetivos de comunicación que tiene el propio evento.
«Hay lugares donde uno se queda y lugares que se quedan en uno.»
ATTENTIVE Comunicación y Eventos
P.D. Compartimos con vosotros este completo artículo que viene a cuento con lo expuesto -“The 7 Steps Event Venue Checklist (2018 edition): A bulletproof guide to find the perfect venue for your event”– y que sin duda te ayudará a entender la gran repercusión que tiene la elección del espacio correcto. Amigos, ¡muy importante la parte del checklist!