El posevento…Repetimos una y otra vez e insistiremos de nuevo y después otra vez en la importancia de las gestiones del posevento,
tan relevantes como el mismísimo trabajo desempeñado antes y durante. Si crees que ha finalizado el evento en el mismo momento que se va el último asistente y el desmontaje llega a su fin, pues sentimos decirte que estás muy equivocado… Aún queda mucho por hacer.
Citamos a continuación 10 tasks, no únicas pero ineludibles, que todo profesional de eventos no podrá obviar si quiere sobrevivir:
0. (Gestiona los pagos y la facturación lo antes posible).
- Momento de recopilar. Agrupa las informaciones y detalles de lo acontecido, como por ejemplo el número de inscritos y asistencia real, hora de llegada y salida de los asistentes, menciones medios y RRSS, analizando si los objetivos preestablecidos se cumplieron o no.
- Momento de analizar los resultados y la consecución de objetivos. Para ello será conveniente definir indicadores de éxito previamente, en función de la naturaleza del evento, tales como: ingresos vs. gastos generales, venta de entradas, actividad en redes sociales, cantidad de productos vendidos en el evento o tras el evento, etc.
- Momento de redactar el informe final ad hoc del evento. Documentar las conclusiones y adaptarlas a los distintos destinatarios para que cada uno implicado reciba su contenido relevante. Justifica las acciones realizadas y los resultados obtenidos, aportando datos cualitativos y cuantitativos.
- Momento de crear contenido de lo acaecido en el encuentro. Actualiza sitio web del evento tu web y redes sociales (sube las fotos, los videos, las presentaciones, etc.) para que los interesados puedan “seguir siguiendo”.
- Momento de definir puntos de mejora de cara a nuevos eventos. Nada en esta vida es perfecto, pero de los errores se aprende. ¿Por qué no redactar un resumen del evento que ayude a refrescar la memoria de cara a próximos encuentros y además evite tropezar dos veces con la misma piedra?
- Momento de conocer opiniones de todos los implicados: proveedores, patrocinadores o personal interno. En línea con lo ya mencionado, todo es aprendizaje y todos los implicados también querrán aprender.
- Momento de evaluar la satisfacción de los asistentes. El envío de encuestas -cortas y anónimas- contribuirán a conseguir ese fundamental Feedback para evaluar, evaluar y evaluar.
- Momento de valorar con el cliente. ¿Contentos con el resultado? ¿Qué falló y qué fue un éxito? ¿Qué acciones resultaron óptimas y cuáles no funcionaron bien? Sin duda, un referente para futuras experiencias.
- Momento de organizar finanzas. Estudia el imprescindible informe financiero: comprueba todos los gastos y toma nota de aquellos adicionales, de última hora, que no estaban contemplados en el presupuesto de la organización del evento. ¿Nos hemos excedido? ¿Qué %? ¿Por qué?
- Momento de agradecer. Agradece no sólo a asistentes y clientes, sino también a proveedores y patrocinadores, al equipo y a todos aquellos individuos implicados y responsables del éxito del evento.
ATTENTIVE Comunicación y Eventos
“Cuando bebas agua, recuerda la fuente.” – Proverbio chino
P.D. ¡Hay más! Pero, por ahora, creemos que estas 10 acciones posevento son más que suficientes. No obstante, puedes comprobar qué nos cuenta Event Manager Blog en su entrada «No Rest for #Eventprofs: 8 Essential Things to Do After Your Event«