Organizar una (¿simple?) reunión puede consistir simplemente en desbloquear tu teléfono y llamar para reservar sala en el primer hotel que Google muestra más cercano a tu sede. Pero te diré que diseñar una reunión es mucho, mucho, mucho, mucho, mucho, mucho más que eso; siento repetirme pero es verdad verdadera.
Determinadas industrias, tales como Healthcare o Pharma, organizan eventos como las que más. Afrontan grandes retos como el estricto cumplimiento de agendas, compleja logística o implementaciones tecnológicas. Nuestra obligación es añadir valor y contenido que aporte un beneficio significativo tal que justifique nuestra existencia.
Igual es que no es tan obvio (o no se lleva a la práctica) diseñar reuniones y eventos de manera tal que conduzca a la consecución de determinados objetivos y resultados:
Define objetivos -Diseña evento – Ejecuta – Evalúa -(feedback)
Diseñar una reunión ni es un proceso mecánico ni es sólo logística; es diversión, es sorpresa, es espontaneidad e incluso magia… ¡“Condimenta” con emociones! Así se comunica. Consideramos que se crea valor si se ha ejercido una influencia en los asistentes después del evento al menor coste posible. ¿Fácil? Pues hazlo.
Durante el diseño del evento recuerda siempre el por qué de éste, ni te desvíes ni te dejes influenciar por la cantidad de elementos espectaculares que podemos añadir a la experiencia.
Seremos buenos y os mostraremos a continuación 10 de las muchas herramientas y técnicas para el diseño de reuniones y eventos de 10:
- Bendito espacio. No ofrezcas una sala, sino un entorno efectivo de aprendizaje. Customiza de acuerdo a objetivos, olvida paquetes estandarizados; cambia de venue en cada ocasión.
- Aloha nuevas tecnologías. ¡Ojo! Impleméntalas en su justa medida y no te dejes llevar por su espectacularidad. La tecnología es simplemente una herramienta, muy útil, pero en dosis adecuadas.
- ¡Relax! ¿Relajación? Sí, incluye una mini sesión de yoga, ¡verás qué reacciones las de tu audiencia! Pero no solo yoga, el wellness en eventos está en boga.
- Inspira. Hay muchas maneras de emocionar y un team building bien diseñado es una de ellas. Pon a prueba la adrenalina de los asistentes o “fuerza” a tu audiencia a bailar: mejora, las relaciones, la confianza y el bienestar (y las endorfinas).
- Presentaciones dinámicas. Menos texto y más infografía, menos números y más storytelling; sólo eso.
- El networking existe, ¡incentívalo! La gamificación puede ser una vía para romper el hielo en el face-to-face.
- Da protagonismo a los asistentes (y a sus smartphones). ¡Qué participen! Votaciones, twitter wall, app del evento, etc. El social media ha venido para quedarse. Facebook ,Twitter, Linkedin, YouTube o Instragram; todas comunican antes, durante y después del evento.
- Un toque de humor. Unas risas de vez en cuando, por favor, jajaja. ¿Qué tal un humorista? Perfecto para romper el hielo y levantar ánimos (especialmente a primera hora).
- Innova sin parar. Innovar no sólo significa implementar tecnologías, haz de lo más mundano algo diferente.
- Sorprende siempre. Incluye acciones que parezcan resultado de impulsos espontáneos, pero siempre planeados (muy disimuladamente), que para eso somos planners. El mensaje impactará y ¡serás recordado! ¡De 10!
Ups!, los eventos ya no son lo que eran, ¡eh!
Dame una A prendizaje
Dame una T ailor-made
Dame una T endencias
Dame una E ngagement
Dame una N ewest
Dame una T ips
Dame una I nnovación
Dame una V ibes
Dame una E xperiencias
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